Bên cạnh cách thức thủ công, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng công cụ có sẵn như Excel để quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Đây là giải pháp thông minh chạy trên nền tảng công nghệ thông tin. Vậy làm thế nào để tạo file Excel quản lý kho theo vị trí? Mời bạn đọc theo dõi bài viết chi tiết sau đây của EDUSA nhé.
1. Vì sao nên tạo file Excel quản lý kho theo vị trí?
Quản lý kho hàng luôn là vấn đề “nhức đầu” của nhiều doanh nghiệp khi số liệu luôn có sự sai sót nhỏ, gây khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp được khuyên dùng file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel, kiểm kho, báo cáo tồn kho, lịch sử xuất hàng, chuyển kho,… chính xác và hiệu quả hơn.
Bằng cách này, chủ shop sẽ nhận biết được số lượng hàng hóa đang thiếu, số lượng hàng hóa còn dư để tính toán mua hàng hợp lý. Hơn nữa, file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel cũng giúp bạn theo dõi lịch sử mua của khách hàng, tốc độ buôn bán của shop. Từ đó, dự đoán được sản phẩm nào đang bán chạy để kịp thời bổ sung, tránh sự thiếu hụt.
Cuối cùng, theo kinh nghiệm quản lý kho thì file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel sẽ giúp chủ shop tiết kiệm thời gian quản lý kho, lượng thông tin trích xuất chính xác hơn, dẫn đến quyết định kinh doanh đúng đắn.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
2. Ưu điểm khi dùng file Excel quản lý kho theo vị trí
- Cách tạo file Excel quản lý kho rất đơn giản và hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tự thiết kế và lập được file Excel quản lý mà không cần nhờ đến bất kỳ bên dịch vụ nào cũng như chi tiền để mua phần mềm hỗ trợ. Đây là một công cụ của Microsoft Office được cài sẵn trên các hệ điều hành Win.
- Excel cho phép bạn tạo nhiều file báo cáo với nhiều mục đích khác nhau dựa trên số liệu có sẵn phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
- Giải pháp này tối ưu với những doanh nghiệp nhỏ, vừa startup, hoạt động kinh doanh đơn giản, ít phức tạp.
- Bạn có thể linh hoạt thêm công thức, thay đổi, điều chỉnh các liên kết sao cho thuận tiện cho công việc. File quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel không hạn chế người dùng vào trong các tính năng bắt buộc mà phần mềm quy định sẵn.
- Không hạn chế hay yêu cầu quyền truy cập file như những công cụ khác. Bạn có thể thoải mái chỉnh sửa trên database sau đó share đến những cá nhân, tổ chức có liên quan.
- Không đòi hỏi người dùng mất thời gian để làm quen và đọc hiểu phần mềm. Bởi Excel là công cụ cơ bản của Microsoft Office mà hầu hết ai cũng có thể nhận biết và sử dụng được.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
3. Nhược điểm khi dùng file Excel quản lý kho theo vị trí
- Cách tạo file Excel quản lý kho tuy đơn giản, dễ sử dụng nhưng chỉ phù hợp với những dự án, công ty nhỏ. Đối với những doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế, mở rộng nhiều chi nhánh thì đây không phải là giải pháp tối ưu nhất.
- Do không có yêu cầu về quyền truy cập nên độ bảo mật và tính an toàn không cao. Database dễ dàng bị chỉnh sửa nhưng không có chế độ xem lịch sử chỉnh sửa cụ thể như điện toán đám mây.
- Bắt buộc người dùng phải tải file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel về máy mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu. Điều này vô tình làm tăng bộ nhớ và gây rủi ro cao về virus.
- Excel hoạt động trên nền tảng của Microsoft nên có khả năng mất file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel hoàn toàn nếu máy vô tình dính virus hay hư hỏng.
- Thuật toán trong Excel tương đối phức tạp, đòi hỏi người dùng phải nắm rõ nhiều công thức, cách vận dụng mới có thể quản lý thành thạo được công cụ này.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
4. Hướng dẫn tạo file quản lý kho theo vị trí chuyên nghiệp
Bước 1: Mở phần mềm quản lý kho với Excel.
Bước 2: Tạo 5 sheet mới trong Excel với tên gọi lần lượt là Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo cáo.
Bước 3: Nhập thông tin có sẵn vào những sheet đó. Cụ thể:
- Sheet “Nhập”, bạn sẽ chia thành các cột gồm: Ngày, tháng, tên hàng, mã hàng, số lượng nhập, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp.
- Sheet “Xuất” bạn cũng nhập liệu nội dung tương tự sheet “Nhập”.
- Sheet “Danh mục” lưu trữ những thông tin cơ bản về hàng hóa như mã hàng, tên sản phẩm, đặc tính, đơn vị tính,… Đây được xem là sheet quan trọng trong bất kỳ phần mềm hay ứng dụng quản lý nào. Khi tiến hành nhập xuất thực tế, bạn chỉ nhập mã hàng, những thông tin liên quan sẽ tự động hiển thị.
- Sheet “Báo cáo” thường được dùng để làm và trích xuất các báo cáo liên quan đến bán hàng và hàng tồn. Báo cáo bán hàng cần có những thông tin sau: Tên hàng, số lượng bán, đơn giá, doanh thu. Báo cáo hàng tồn gồm: Tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ.
Ngoài những thông tin cơ bản về hàng hóa, doanh nghiệp cũng có thể nhận biết được nhiều thông tin quản trị hơn, phục vụ cho kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Chẳng hạn:
- Xem được báo cáo tồn từ ngày tháng năm cụ thể, ngắn hạn hay dài hạn.
- Xem lãi lỗ của từng mặt hàng.
- Xem tồn kho tối thiểu, tồn kho độc hại, tồn kho tính đến hiện tại.
- Dự đoán tình trạng cháy hàng, thiếu hụt khi chuẩn bị xuất kho.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
5. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Trên đây là những thông tin EDUSA muốn giới thiệu đến bạn về file Excel quản lý kho theo vị trí. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết thì bạn hãy liên hệ với EDUSA để được tư vấn và giải đáp.
