Khi quản lý phòng khám, việc sử dụng file Excel là một phương pháp hiệu quả để tổ chức thông tin và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng. Trong bài viết này, EDUSA sẽ giới thiệu về việc sử dụng file Excel quản lý phòng khám như một công cụ quản lý phòng khám và cung cấp các hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng nó.
1. Chi tiết của file Excel quản lý phòng khám
1.1 Danh mục hàng hóa
Phần đầu tiền của file Excel quản lý phòng khám là liệt kê danh sách sản phẩm/ vật tư y tế cần quản lý.
Yêu cầu đặt ra như sau:
- Mã hàng hóa: Tên gọi được mã hóa cho dễ nhớ và kiểm soát.
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú nếu có
- ……
1.2 Nhập kho
Kiểm soát hàng hóa bằng cách giám sát thông tin dữ liệu cả đầu vào và đầu ra hiệu quả, chi tiết nhất.
Yêu cầu cần có để quản lý hàng vào kho:
- Ngày/ tháng/ năm hàng được mua về thực tế
- Số chứng từ ghi nhận hàng nhập
- Mã hàng hóa
- Tên hàng hóa
- Số lượng nhập
- Đơn giá mua vào
- Tiền phải trả người bán
- Nhà cung cấp
- Thông tin khác nếu có
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
1.3 Xuất kho
Để kiểm soát được tốt hàng xuất kho, thì ta cần các yêu cầu về thông tin sau:
- Ngày/ tháng/ năm xuất hàng bán
- Số phiếu ghi nhận phát sinh
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng bán
- Giá tiền xuất
- Doanh thu (Thành tiền)
- Khách hàng
Ngoài ra nếu bạn cần giám sát công việc của nhân viên bán hàng. Hoặc người phụ trách công việc thì bạn có thể tạo thêm nhiều file Excel quản lý khác.
1.4 Báo cáo kho hàng
Muốn quản lý được hàng hóa hiệu quả. Bạn cần phải có một báo cáo dữ liệu trên hệ thống và báo cáo từ thực tế. Từ đó bạn có phương án giám sát hàng hóa được tốt nhất. Khâu nào còn yếu kém, sai sót bạn sẽ giải quyết vấn đề đó ngay.
Yêu cầu cơ bản cần có:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng nhập hàng
- Xuất bán
- Báo cáo tồn kho
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
1.5 Báo cáo bán hàng
Bạn có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh bán hàng được chi tiết nhất thông qua báo cáo bán hàng.
Kết quả làm việc được tổng hợp lại và báo cho bạn biết sản phẩm nào bán được nhiều hàng, thu được nhiều lợi nhuận
Các chỉ tiêu cần có như sau:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Số lượng bán của từng mặt hàng
- Thành tiền
- Ghi chú khác nếu có
2. Lưu ý trong quản lý kho trong phòng khám
Hiện nay, không chỉ giới hạn nhu cầu về khám chữa bệnh răng – hàm – mặt. Mà nhu cầu chăm sóc làm đẹp răng miệng của khách hàng cũng tăng cao. Điều này là cơ hội cho nhiều phòng khám nha khoa tư nhân mở rộng và phát triển. Vậy hôm nay hãy để EDUSA giúp bạn qua bài viết dưới đây.
2.1 Quản lý hàng hóa
Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao, trước tiên cần quản lý tốt hàng hóa phục vụ cho việc bán. Tất cả các sản phẩm cần đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn của bộ y tế và của bộ phận chuyên môn đề ra.
Lời khuyên được đưa ra là:
- Lên một danh sách thật chi tiết, đầy đủ về các trang thiết bị và cơ sở vật chất cần chuẩn bị.
- Tất cả các sản phẩm sử dụng yêu cầu phải rõ xuất xứ, có hạn sử dụng rõ ràng. Quan trọng nhất là đều được kiểm định bởi bộ y tế.
- Phân loại kỹ càng các vật dụng tùy theo mục đích sử dụng. Ví dụ: đồ vệ sinh, đồ trực tiếp chữa bệnh, thuốc, trang thiết bị công nghệ…
- Danh sách người phụ trách quản lý hàng hóa.
- Lên kế hoạch thực hiện vệ sinh theo đúng quy trình. Đảm bảo chất lượng sức khỏe tốt nhất cho người bệnh.
- Sau mỗi ca khám, lập tức thay bộ dụng cụ khám mới.
Việc chuẩn bị cơ sở vật chất được coi là công đoạn quan trọng và đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc. Trang thiết bị đầy đủ, sạch sẽ, đảm bảo là tiêu chuẩn đầu tiên để có thể đánh giá được chất lượng của phòng khám đó là tốt hay chưa.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2.2 Quản lý kho, nhập xuất
Việc quản lý kho hàng của các phòng khám nha khoa cần đặc biệt lưu ý như sau:
Vì là ngành thuộc y tế, không chỉ phục vụ làm đẹp mà còn liên quan trực tiếp tính mạng của người sử dụng thuốc.
Chúng ta càng phải thận trọng khi khai thác thông tin khách hàng cũng như khai báo trung thực với bên điều trị để hạn chế không xảy ra sự cố.
Cần các yêu cầu đặc biệt sau:
- Quản lý hàng tồn kho nếu đã kinh doanh (hoặc không có nếu mới bắt đầu nhập điều trị)
- Ngày/tháng/năm lô hàng được chuyển bán tại nhà sản xuất
- Ngày/tháng/năm nhập hàng vào kho cửa hàng
- Thời điểm bán hàng kho thuốc an toàn để điều trị hiệu quả cho bệnh nhân.
- Hạn sử dụng của sản phẩm tới thời điểm nào thì hết, phương án giải quyết hàng tồn kho, hết hạn sử dụng sẽ như thế nào?
- Liều lượng tối thiểu và tối đa có thể dùng được trên một liệu trình/ người là bao nhiêu.
- Áp dụng để sử dụng được thuốc với người dùng từ bao nhiêu tuổi
- Mỗi loại thuốc điều trị cần lưu mẫu, tránh sự cố khi điều trị cho khách hàng.
- Khi sử dụng thuốc cần lưu ý với các bệnh nhân có tiền sử bệnh gì ….
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
2.3 Quản lý nhân sự
Hầu hết các phòng khám có hình thức hoạt động kinh doanh giống nhau. Tuy nhiên điều khác nhau là về quy mô và số lượng, có những nơi có đầy đủ nhưng có những cơ sở thì còn rất nhiều hạn chế.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý tổng thể và điều hành trực tiếp. Yêu cầu có chứng chỉ hành nghề chuyên khoa răng hàm mặt, đã từng có kinh nghiệm, thời gian khám chữa bệnh.
- Nhân viên hành chính: 2 người. Chịu trách nhiệm kiểm tra hoạt động thanh toán, chi tiêu. Bên cạnh đó, thực hiện các việc liên quan tới chăm sóc khách hàng như liên hệ, đặt lịch khám, kiểm tra sau khám.
- Y tá: ít nhất 3 người, hỗ trợ bác sĩ trong khám chữa bệnh. Các y tá cũng cần đảm bảo có đầy đủ, bằng cấp, kỹ năng cũng như kinh nghiệm.
- Kiểm kê kho: số lượng 1 người. Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát, kiểm soát chi tiết những công việc liên quan tới nhập, xuất hàng hóa, số lượng tồn kho.
2.4 Quản lý khách hàng
Việc quản lý khách hàng tại các phòng khám nha khoa tuy không có sự phức tạp như quản lý các cửa hàng hay kinh doanh.
Nhưng đây là công việc đòi hỏi sự chính xác và tập trung rất cao.
Công việc này có sự ảnh hưởng rất nhiều tới bộ mặt của nha khoa. Chỉ cần có sai sót sẽ làm khách hàng đánh giá không tốt về phòng khám.
Tuy không phức tạp nhưng cũng có rất nhiều đầu việc ở phần chăm sóc khách hàng:
- Ghi nhận thông tin, phân loại khách hàng
- Ghi nhớ lịch hẹn khám, lịch hẹn kiểm tra
- Quản lý tình trạng, bệnh lý của từng bệnh nhân
- Quản lý các loại hóa đơn, đơn thuốc điều trị.
- Làm kế hoạch Marketing và chăm sóc khách hàng trong quá trình khám.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
3. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
4. Câu hỏi thường gặp
4.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
4.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
4.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
5. Kết luận
Trên đây là bài viết về file Excel quản lý phòng khám mà bạn cần biết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách sử dụng file Excel này. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn