Excel là phần mềm hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng, quản lý hóa đơn dễ dàng. Kế toán trong doanh nghiệp hay các chủ shop sẽ không cần tốn công ghi chép các hóa đơn, quản lý hóa đơn bằng cách thủ công, file Excel quản lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp thao tác dễ dàng về thông tin hàng hóa, đặc biệt là hóa đơn bán hàng nhanh chóng và hiệu quả. Cùng EDUSA tìm hiểu cách dùng Excel quản lý hóa đơn chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
1. Lợi ích khi sử dụng Excel quản lý hóa đơn
Excel là phần mềm vô cùng thông dụng, có thể sử dụng để quản lý nhiều lĩnh vực và đóng vai trò quan trọng trong nhiều công việc. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, Excel là phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng các hàm tính cơ bản.
Đặc biệt, khi quản lý hóa đơn bán hàng trên Excel, bạn sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí, không phải tính toán thủ công và giảm thiểu được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có khi quản lý hóa đơn thông qua sổ sách, chứng từ.
File Excel sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát các hóa đơn của cửa hàng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện, đảm bảo hoạt động thu chi trong cửa hàng luôn ổn định.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
2. Tại sao nên dùng Excel quản lý hóa đơn?
2.1 Tổng hợp danh mục hàng hóa dễ dàng
Quản lý hóa đơn bằng phần mềm Excel giúp chủ cửa hàng dễ dàng tổng hợp được các danh mục hàng hóa, số lượng hàng hóa xuất nhập tồn, thông tin về mã hàng hóa, đơn giá, giúp chủ cửa hàng nắm được tình hình cụ thể của hàng hóa đó. Từ đó, chủ cửa hàng tránh được tình trạng hàng hóa thất thoát và đưa ra quyết định bán hàng phù hợp.
2.2 Thống kê được chi phí, doanh thu và lợi nhuận
Một lợi ích khác nữa của phần mềm Excel khi sử dụng để quản lý hóa đơn là thống kê được chi phí, doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng. Các số liệu cần phải ghi rõ ràng theo từng ngày, từng tháng, từng năm hoặc theo từng quý, bởi như vậy thì bạn mới có thể quản lý được các tình hình thu chi, lợi nhuận, tình hình bán hàng trong cửa hàng. Qua đó, chủ cửa hàng đưa ra kế hoạch điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp.
Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản
2.3 Thống kê thông tin chi tiết
Khi bạn ghi các thông tin về hàng hóa bằng sổ sách sẽ tốn thời gian để tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần thiết. Dù bạn có thể phân chia thông tin thống nhất và cẩn thận ghi chép lại các số liệu trong hóa đơn thì khi tìm kiếm thông tin về hàng hóa, hóa đơn nào đó, bạn sẽ mất nhiều thời gian và khó khăn khi tìm kiếm.
Excel là phần mềm được thể hiện bằng bảng tính, bởi vậy khi bạn quản lý các hóa đơn trong cửa hàng bằng Excel, bạn sẽ thống kê chi tiết được thông tin qua hàng cột, bảng biểu, cũng như có thể tự thiết kế một bản thống kê theo nhu cầu kiểm soát thông tin của bản thân.
Chẳng hạn, bạn muốn quản lý hóa đơn, hàng hóa để lưu trữ các thông tin như: Thời gian, tên hóa đơn, trạng thái hóa đơn, hàng hóa đã giao cho khách chưa, số lượng tiền, giá tồn kho, giá nhập…. Khi bạn cần tìm kiếm thông tin nào đó, thao tác tìm kiếm và tra cứu vô cùng đơn giản, giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin chỉ qua vài thao tác trên máy tính.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2.4 Tính toán hàm tính sẵn có
Một lợi ích khác của phần mềm Excel là giúp bạn có thể thực hiện tính toán số lượng hàng hóa, tổng tiền hóa đơn, tổng tiền thu chi… nhanh chóng, dễ dàng kiểm soát hàng hóa của cửa hàng. Bạn cũng có thể tính toán doanh số và doanh thu ngay trên phần mềm này nhờ các hàm tính.
Để tránh được những sai sót khi bạn tính toán bằng sổ sách và mất công ghi chép thời gian, với Excel, bạn chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu, loại hóa đơn và hàng hóa, sau đó đặt các hàm tính tự động, bạn sẽ tính được doanh thu và doanh số dễ dàng, chính xác và nhanh chóng. Tuy vậy, lưu ý rằng bạn cần nhập đúng hàm tính và số liệu để kết quả chính xác nhất.
2.5 Hoàn toàn miễn phí
Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới và không chỉ dùng để quản lý hóa đơn cho người kinh doanh mà còn sử dụng cho nhiều ngành nghề, lĩnh vực và quy mô hình doanh khác nhau. Tất nhiên, đây chính là công cụ hoàn toàn miễn phí.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
3. Hướng dẫn cách dùng Excel quản lý hóa đơn mới nhất
Các file trên Excel không dễ dàng trong quá trình tạo lập, bất cứ ai cũng có thể sử dụng nếu được hướng dẫn và không có phức tạp. Được xem là một công cụ “quốc dân”, Excel giúp bạn theo dõi tình hình hóa đơn bán hàng dễ dàng, cực kỳ hữu ích trong việc quản lý hóa đơn.
Dưới đây là một số cách tạo file Excel quản lý hóa đơn giúp bạn quản lý đơn hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn dễ dàng bằng Excel.
3.1 Quản lý trạng thái đơn hàng
Để biết được hóa đơn bán hàng của bạn đã được giao cho khách hay chưa, đơn hàng đã thanh toán hay chưa, khách đã nhận được hàng hay chưa, bạn có thể sử dụng Excel để quản lý trạng thái hóa đơn bán hàng.
Trong file Excel quản lý trạng thái đơn hàng, bạn cần lập các cột có các thông tin như sau: Tên sản phẩm; Mã của sản phẩm; Đơn vị tính; Trạng thái đơn hàng; Tên nhân viên bán hàng hay phụ trách nếu có; Tên khách hàng…
Khi quản lý hóa đơn bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin và tình trạng về đơn hàng, các đơn hàng xuất kho cũng dễ dàng quản lý hơn. Đồng thời, khi biết được trạng thái đơn hàng, nếu khách hàng gọi điện hỏi thăm đơn hàng, bạn cũng sẽ trả lời bằng các thông tin có sẵn, không phải tìm kiếm các thông tin về hóa đơn bán hàng gây mất thời gian và sẽ nhanh chóng biết được đơn hàng đó đang ở đâu, đã giao đến khách hay chưa…
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
3.2 Quản lý đơn hàng phát sinh
Trong trường hợp cửa hàng gặp phải các đơn hàng phát sinh trong ngày, bạn nên lập một file Excel gồm đầy đủ các thông tin như sau: Ngày tháng năm; Trạng thái đơn hàng; Thông tin của khách hàng; Thông tin hàng hóa mà khách đã đặt; Số tiền đơn hàng.
Tùy theo cầu mà bạn sử dụng để quản lý thông tin về hàng hóa, đơn hàng, mà bạn có thể thêm bớt các cột sao cho các thông tin hợp lý và quản lý dễ dàng hơn.
3.3 Báo cáo đơn hàng
Khi quản lý hóa đơn bằng phần mềm Excel, bạn không thể thiếu việc lập file báo cáo. Từ đó, bạn sẽ cập nhật được các thông tin như thời gian, số lượng đơn hàng mà cửa hàng đã bán ra, từ đó tính doanh thu, doanh số cho cửa hàng.
Để lập báo cáo trên Excel, bạn sắp xếp thông tin thành các mục như sau: Ngày tháng năm; Doanh số; Trạng thái; Số lượng đơn hàng; Nhân viên phụ trách đơn hàng (nếu có); Doanh số do nhân viên phụ trách (nếu có).
Khi mở file này, bạn sẽ dễ dàng biết được các thông tin và số liệu của đơn hàng, cũng như doanh số của mỗi nhân viên bán hàng, doanh số của cửa hàng nhanh chóng và dễ dàng.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?
Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.
5.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
5.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
6. Lời kết
Như vậy, dùng Excel quản lý hóa đơn tuy có nhiều lợi ích, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu dụng cho bạn. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn