Mẫu Excel quản lý phòng khách sạn là một công cụ hữu ích giúp quản lý và tổ chức thông tin về các phòng khách sạn trong một cách hiệu quả. Bài viết này EDUSA sẽ trình bày về những lợi ích và cách sử dụng mẫu Excel quản lý phòng khách sạn, cùng với các thông tin cần thiết để tạo ra một mẫu Excel hiệu quả.
1. Các thành phần trong mẫu Excel quản lý phòng khách sạn
1.1 Danh mục hàng hóa
Sản phẩm được nhắc đến trong kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ chính là các phòng nghỉ có kèm thêm các dịch vụ chăm sóc phụ khác.
Với danh mục này cần các thông tin sau:
- Phòng: mã phòng được gọi theo số thứ tự có sẵn trên Tòa nhà. Hoặc được đặt theo tên gọi cho dễ quản lý nhất.
- Diện tích: Độ rộng tối đa của phòng nghỉ đó.
- Loại: Phân nhóm phòng
- View: Hướng chính để thu hút khách muốn đặt phòng nghỉ đó.
- Giá: Bảng giá niêm yết từng phòng. Phải đảm bảo không thấp hơn với giá quy định.
- Số khách tối đa: Sức chứa tối đa của một phòng/ số người dùng.
- Tình trạng: Hiện trạng phòng đó trống hoặc khách hàng đang sử dụng. ví dụ: đang ở, trống, sắp trả phòng.
- Ghi chú nếu có.
Từ đó ta có kế hoạch sắp xếp khách mới vào phòng trống, dọn dẹp với phòng khách sắp trả hàng. Quản lý an ninh của khách đang ở nghỉ.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
1.2 Quản lý Data – phòng
Dữ liệu đặt phòng của khách hàng: Một trong những phần quan trọng của Yêu cầu cần có các thông tin sau:
- Ngày/tháng/năm: Bắt đầu thuê phòng
- Ngày ra: Ngày trả phòng theo lịch đặt (áp dụng với khách hàng đặt lịch và trả phòng thực tế).
- Phòng: Tên phòng bạn cung cấp.
- Diện tích, loại, giá: Sẽ tự động được cập nhật theo phần khai báo bên danh mục.
- Khách hàng: Người trực tiếp đăng ký thuê phòng.
- Thông tin khách hàng: Chứng minh thư, số điện thoại… để bạn có thể quản lý hiệu quả triệt để dữ liệu.
- Thành tiền
Bạn có thể quản lý được khách hàng đặt phòng quá hạn. Bằng cách thêm cột ngày thực tế, sau đó cần tính toán trừ đi số ngày chênh lệch.
Tuy nhiên nếu bạn không có kinh nghiệm làm công thức trong Excel thì bạn cần một phần mềm. Nó sẽ giúp bạn quản lý nhanh, đơn giản hơn rất nhiều.
Vì nếu không quản lý được khách hàng ở quá ngày đặt sẽ dẫn rất nhiều ảnh hưởng.
- Bạn sẽ không nắm chắc được ngày cụ thể khách sẽ rời đi.
- Khách thanh toán tiền phòng hay không thu được một đồng nào nếu khách cố tình không trả.
- Bạn luôn canh chừng phòng quá hạn để sắp xếp cho một khách thuê mới.
- Kèm theo đó bạn cần phải có các chính sách giải quyết với khách hàng này cương quyết.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
1.3 Báo cáo tồn – Bar
Sau khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bạn cần quản lý hàng tồn của quầy Bar.
Yêu cầu cần có để lên báo cáo tồn như sau:
- Ngày/ tháng/ năm: Đã nhập hàng về quầy
- Hóa đơn: Số hóa đơn đã được ghi nhận nhập thực tế.
- Loại: Tên sản phẩm, dịch vụ bán kèm cho khách.
- Số lượng: Lượng hàng nhập
- Giá nhập: Giá đầu vào của mặt hàng
- Thành tiền
- Nơi mua: Địa chỉ nhà cung cấp
1.4 Báo cáo bán hàng
Mục quan trọng cuối cùng chính là lên báo cáo bán hàng.
Yêu cầu của cần có các thông tin sau:
- Phòng: Tên phòng
- Diện tích, loại: sẽ tự động được cập nhật theo khai báo danh mục trước đó. Nếu bạn biết sử dụng Excel hoặc phần mềm. Còn không bạn sẽ phải nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian.
- Doanh thu phòng: Bảng giá phải trả cho phòng khách đã thuê chưa kèm sản phẩm phụ khác.
- Minibar: tiền thu được bán hàng kèm tại quầy bar.
- Tổng cộng: Tổng số tiền khách phải thanh toán.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
Trên đây là phần gợi ý trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ. Nếu có yêu cầu riêng, đừng ngại bạn có thể liên hệ với chúng tôi ngay nhé.
2. Lợi ích của việc sử dụng mẫu Excel quản lý phòng khách sạn
- Tăng tính chính xác: Mẫu Excel quản lý phòng khách sạn giúp tổ chức cấu trúc thông tin một cách rõ ràng và trực quan, từ đó giảm thiểu các sai sót trong việc quản lý phòng khách sạn.
- Tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng mẫu Excel quản lý phòng khách sạn giúp tự động hóa một số công việc, giúp tiết kiệm thời gian và năng lực nhân viên.
- Quản lý tốt hơn: Với mẫu Excel quản lý phòng khách sạn, bạn có thể theo dõi thông tin về phòng, khách hàng, đặt phòng, doanh thu và các thông tin khác một cách dễ dàng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh phòng khách sạn.
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
3. Một số lưu ý khi dùng mẫu Excel quản lý phòng khách sạn
3.1 Quản lý việc phân loại phòng
Tất nhiên quản lý phòng là quan trọng nhất trong kinh doanh khách sạn và nhà nghỉ. Bạn cần sự lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản, dễ nhìn và dễ sử dụng. Bởi phần mềm này còn được sử dụng bởi các nhân viên. Nên bạn cần đảm bảo nó dễ sử dụng cho tất cả mọi người.
Để quản lý tốt bạn cần phân loại phòng rõ. Bạn có thể phân loại theo phòng đơn, phòng đôi, phòng bình thường, hay phòng thượng hạng, phòng view biển hay view mặt phố… Để tùy vào nhu cầu sử dụng của khách hàng mà bạn có sự tư vấn cho phù hợp.
3.2 Quản lý tình trạng phòng
Bạn cần phần mềm thể hiện sơ đồ và thông tin tổng quan tình trạng sử dụng phòng trong ngày. Bạn có bao nhiêu phòng trống, bao nhiêu phòng đang sử dụng, và bao nhiêu phòng đã được đặt trước. Đó là những phòng loại nào và giá cả bao nhiêu.
Với phòng trống, bạn cần thông tin phòng đó đã được dọn dẹp, chưa dọn, hay đang sửa chữa. Điều này sẽ khiến bạn không rơi vào tình trạng khách vào mà phòng chưa chuẩn bị sẵn sàng.
Với phòng đang sử dụng, bạn cần biết được có bao nhiêu người thuê. Trong đó có bao nhiêu người lớn và trẻ nhỏ. Và khi nào họ sẽ rời đi. Và những dịch vụ mà họ đã sử dụng…
Với phòng đã được đặt trước, bạn cần những thông tin cơ bản về khách hàng. Như họ tên, số điện thoại, số lượng người đến thuê phòng, và thời gian dự kiến họ sẽ đến.
Bạn cũng cần hệ thống nhắc nhở thời gian khách đặt phòng trước đến để chuẩn bị chu đáo. Hoặc nếu như chưa thấy khách đến như đã đặt thì nhân viên có thể gọi điện để nhắc nhở
Xem thêm: Cách chuyển dấu chấm phẩy trong Excel
3.3 Quản lý chi phí phát sinh trong quá trình khách lưu trú
Trong quá trình khách ở tại khách sạn/ nhà nghỉ, chắc chắn sẽ có nhiều chi phí phát sinh. Đó là chi phí sử dụng thức ăn, nước uống, giặt ủi, thuê xe, và cả chi phí đền bù nếu họ làm hư hỏng tài sản của bạn. Đây là phần sẽ dễ bị thất thoát nếu bạn không quản lý tốt.
Tất cả những chi phí này cần được quản lý và lưu trữ đầy đủ. Mỗi dịch vụ khách sử dụng cần phải xuất phiếu để phần mềm kiểm soát. Cũng như bạn cũng có thể quản lý nhân viên bạn dễ dàng hơn. Làm như vậy, sẽ hạn chế tối đa việc thất thoát tiền cho bạn.
Xem thêm: Cách sửa lỗi hàm Excel hiện VALUE cực kỳ đơn giản
3.4 Quản lý vật tư
Vật tư ở đây là bao gồm tất cả những mặt hàng chuẩn bị để phục vụ cho khách đến thuê phòng. Đó là các loại nước uống, bánh kẹo, khăn ướt, dầu gội, sữa tắm, bàn chải và kem đánh răng, các loại thực phẩm để nấu điểm tâm…
Ngoài ra, bạn cũng cần thường xuyên kiểm tra tình trạng của các thiết bị điện như máy nước nóng lạnh, máy điều hòa, quạt điện, tivi, bóng đèn… Đảm bảo chúng luôn trong tình trạng tốt để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
4. Nên học Excel ở đâu uy tín?
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Như vậy EDUSA đã chỉ ra những lưu ý cũng như những lợi ích khi sử dụng mẫu Excel quản lý phòng khách sạn. Đó là những yếu tố quan trọng nhất để bạn có thể vận hành bộ máy kinh doanh của bạn suôn sẻ. Chúc bạn thành công!
