Ngành bán lẻ hiện nay đang trải qua sự biến đổi nhanh chóng do sự phát triển của thương mại điện tử và sự thay đổi trong thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của EDUSA để biết về file Excel quản lý bán hàng tạp hóa ngay nhé!
1. Thông tin cần có trước khi tạo file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Dưới đây là một số thông tin cơ bản cần có trong một file Excel quản lý bán hàng tạp hóa:
- Thông tin liên quan đến đơn hàng: Bao gồm thời gian bán hàng, loại hàng hóa, giá tiền và số lượng,…
- Thông tin về khách hàng: Bao gồm tên khách hàng, thông tin liên hệ, mã khách hàng,…
- Các ghi chú khác: Bao gồm các lưu ý về chương trình khuyến mãi, khiếu nại và phản hồi của khách hàng,…
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
2. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Nhà quản lý bán hàng có thể tự tạo file Excel quản lý bán hàng tạp hóa dễ dàng và nhanh chóng theo các bước sau:
- Bước 1: Mở Excel để tạo bảng tính mới và cài đặt chế độ lưu tự động.
- Bước 2: Xác định các cột trong bảng tính Excel để mô tả đặc điểm của hàng hóa, tùy theo nhu cầu bán hàng của từng cửa hàng.
- Bước 3: Nhập các dữ liệu liên quan như tên hàng hóa, số lượng, giá cả,… theo từng cột và từng hàng.
- Bước 4: Truy xuất thông tin về hàng hóa theo các tiêu chí như tên, số lượng, giá cá theo tính năng lọc dữ liệu.
- Bước 5: Lưu và đặt tên phù hợp cho file Excel quản lý bán hàng tạp hóa mới tạo lập.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
3. Các mẫu file Excel quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí
Cùng tham khảo ngay một số mẫu file Excel quản lý bán hàng tạp hóa miễn phí, có sẵn và phù hợp với hầu hết các mô hình bán hàng của doanh nghiệp.
3.1 File Excel quản lý nhập hàng
Mẫu file Excel quản lý nhập hàng miễn phí sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát tất cả các thông tin nhập hàng, sản phẩm. Mẫu file này bao gồm những trường thông tin sau:
- Ngày nhập
- Chứng từ
- Mã hàng
- Tên đơn hàng
- Đơn vị tính
- Giá nhập
- Thành tiền
3.2 File Excel quản lý thông tin đơn hàng
Quản lý thông tin đơn hàng là công việc không hề dễ dàng đối với các chủ cửa hàng. Chính vì vậy, mẫu file Excel quản lý thông tin đơn hàng này sẽ giúp công việc này đơn giản và hiệu quả hơn. Các nội dung trong mẫu file này gồm có:
- Mã đơn hàng
- Tình trạng đơn hàng
- Ngày đặt hàng
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Màu sắc/kích cỡ
- Tên khách hàng
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
3.3 File Excel quản lý khách hàng và nhà cung cấp
Quản lý khách hàng và nhà cung cấp là hoạt động cực kỳ quan trọng trong hoạt động bán hàng và kinh doanh của cửa hàng. Khi quản lý khách hàng và nhà cung cấp tốt, bạn sẽ đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng và tiếp thị phù hợp. Đồng thời, mẫu file Excel này giúp cửa hàng quản lý các đơn vị nhà cung cấp, từ đó đảm bảo nguồn cung ứng và chất lượng của hàng hóa. Mẫu file Excel quản lý khách hàng và nhà cung cấp gồm các thông tin sau:
- Mã khách hàng/nhà cung cấp
- Tên khách hàng/nhà cung cấp
- Loại
- Địa chỉ
3.4 File Excel quản lý sản phẩm
Mẫu file quản lý sản phẩm bằng Excel sẽ giúp chủ cửa hàng nắm bắt được các loại sản phẩm kinh doanh, số lượng sản phẩm và giá thành của từng loại hàng hóa. Một file Excel quản lý sản phẩm sẽ có các thông tin sau:
- Thứ tự đơn hàng
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Giá nhập
- Giá bán
- Số lượng
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
3.5 File Excel kho bán hàng tạp hóa
File Excel quản lý kho bán hàng tạp hóa sẽ giúp chủ cửa hàng thực hiện hoạt động quản lý kho đơn giản và hiệu quả hơn. Bạn sẽ biết được số lượng hàng tồn trong kho và từ đó đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp. Mẫu file này bao gồm các thông tin sau:
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch
- Mã hàng hóa
- Tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Tồn kho ban đầu
- Tồn kho sau bán
4. Một số lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Khi quản lý bán hàng tạp hóa, Excel được xem là công cụ hữu ích để quản lý và kiểm soát hoạt động bán hàng của cửa hàng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, sẽ có một số lưu ý sau đây mà người dùng cần nắm vững.
4.1 Thiết kế cấu trúc dữ liệu rõ ràng
Chủ cửa hàng cần thiết kế cấu trúc dữ liệu (Tệp, trang tính, ô, cột,…) của file Excel rõ ràng và chính xác. Bởi lẽ một cấu trúc dữ liệu rõ ràng sẽ giúp người quản lý tổ chức thông tin một cách logic và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Bạn có thể sắp xếp các dữ liệu theo từng cột và hàng theo một trình tự nhất định, xác định các trường thông tin quan trọng cần lưu trữ. Các thao tác này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi thực hiện các tác vụ quản lý bán hàng tạp hóa.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
4.2 Xử lý dữ liệu đầu vào cẩn thận
Người quản lý cần xử lý dữ liệu đầu vào file Excel bán hàng tạp hóa cẩn thận và chính xác nhất. Bởi lẽ, dữ liệu đầu vào nếu không chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những sai sót thông tin quan trọng. Điều này sẽ gây ra những khó khăn cho việc quản lý các thông tin về sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.
Việc kiểm tra dữ liệu đầu vào cẩn thận giúp phát hiện và khắc phục các lỗi nhập liệu trước khi nó gây ra hậu quả nghiêm trọng. Chủ cửa hàng cần phải thường xuyên kiểm tra dữ liệu, kiểm tra định dạng và xử lý các giá trị không hợp lệ, từ đó giảm thiểu nguy cơ lỗi nhập liệu và đảm bảo các bước tính toán chính xác.
4.3 Cần đảm bảo dữ liệu được bảo mật tốt nhất
Trong hoạt động quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel, các cửa hàng cần phải lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ, lịch sử giao dịch, thông tin thanh toán. Chính vì vậy, bạn cần phải đảm bảo dữ liệu được bảo mật tốt nhất để thông tin cá nhân của khách hàng không bị lộ ra ngoài hoặc bị sử dụng một cách trái phép.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
5. Những hạn chế của việc quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel
Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý bán hàng tạp hóa. Tuy nhiên, chủ cửa hàng có thể gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bán hàng tạp hóa bằng Excel bởi những hạn chế còn tồn tại của công cụ này.
5.1 Dễ sai sót trong nhập dữ liệu
Hầu hết việc nhập các dữ liệu và thông tin vào bảng tính Excel được thực hiện thủ công, gây ra các sai sót và ảnh hưởng đến các quá trình quản lý có liên quan. Các sai sót này bao gồm tên hàng hóa, loại hàng hóa, đơn giá và số lượng. Khi các thông tin được nhập liệu xảy ra sai sót sẽ khiến nhà quản lý mất thời gian rà soát lại, làm trì trệ công việc và giảm năng suất làm việc của nhân viên. Từ đó, quá trình mua hàng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực và khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
5.2 Tốc độ xử lý dữ liệu chậm
Các thông tin cần nhập liệu trong hoạt động quản lý bán hàng tạp hóa khá lớn và phức tạp. Chính vì vậy, khi dữ liệu quá lớn, Excel sẽ bị quá tải và cần thời gian để truy cập. Đồng thời, việc xử lý các dữ liệu liên quan đến đơn hàng sẽ bị chậm đi và có thể không đủ khả năng để xử lý số lượng thông tin lớn.
Bên cạnh đó, khả năng lưu trữ dữ liệu có giới hạn, nên khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động quản lý bán hàng sẽ gặp khó khăn trong việc lưu trữ khối lượng thông tin.
5.3 Thiếu tính bảo mật dữ liệu
Tính bảo mật dữ liệu của Excel khá công cụ này có nhược điểm lớn là thiếu bảo mật dữ liệu. Bởi lẽ, quyền truy cập trong Excel không được kiểm soát hoàn toàn dù có cẩn thận, và bất cứ ai cũng có thể có quyền thao tác trên tệp dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng không nhận ra được nhược điểm này và tiến hành thao tác file Excel quản lý bán hàng tạp hóa trên nhiều thiết bị. Từ đó, gia tăng mối nguy hại khi thông tin bị rò rỉ và đánh cắp dữ liệu.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
6. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Lời kết
Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về file Excel quản lý bán hàng tạp hóa. Nếu bạn còn có những thắc mắc gì thì bạn đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với đội ngũ EDUSA để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
Để lại thông tin cần tư vấn