Đối với một số cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, công việc quản lý bán hàng thường đòi hỏi sự đơn giản và nhanh chóng. Do đó, việc dùng file Excel quản lý bán hàng miễn phí là một phương pháp được ưa chuộng hơn so với dùng các phần mềm chuyên dụng khác. Trong bài viết hôm nay, EDUSA sẽ giới thiệu cho bạn các mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí và hiệu quả nhất hiện nay. Hãy cùng theo dõi nhé!
1.File Excel quản lý bán hàng là gì?
File Excel quản lý bán hàng là một công cụ hỗ trợ kinh doanh hiệu quả dành cho các doanh nghiệp và người bán hàng với quy mô vừa và nhỏ. Giống như các phần mềm chuyên dụng, file Excel cũng sẽ giúp kiểm bạn soát số được lượng sản phẩm bán ra. Từ đó dễ dàng kiểm soát doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, chúng còn giúp doanh nghiệp hạn chế việc chiếm dụng vốn, kiểm soát những khách hàng chậm thanh toán và hạn chế các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng file Excel quản lý bán hàng trong hoạt động kinh doanh của mình. Đây được xem là giải pháp giúp tiết kiệm nhiều thời gian và sức lực bằng cách sử dụng các hàm có sẵn của Excel. So với các phương pháp thống kê thủ công, cách sử dụng file Excel sẽ hạn chế được nhiều sai sót trong tính toán.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2. Mục tiêu chính của việc quản lý bán hàng bằng Excel
- Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, bạn sẽ phải tổng hợp được danh mục sản phẩm trong cửa hàng. Từng loại sản phẩm sẽ được thống kê chi tiết với các thông tin về mã hàng hóa, số lượng xuất nhập tồn và đơn giá, từ đó có thể giúp bạn nắm rõ số liệu cụ thể về sản phẩm. Hơn nữa, điều này còn giúp hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát hàng và đồng thời hỗ trợ trong việc ra quyết định bán hàng chính xác hơn.
- Một mục tiêu quan trọng khác khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng là thống kê được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của hoạt động bán hàng. Những số liệu này cần phải được thể hiện chi tiết theo từng ngày, từng tháng hay từng quý. Chỉ khi có được dữ liệu doanh thu, chi phí và lợi nhuận, bạn mới có thể nắm được chính xác tình hình bán hàng. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh và chuẩn bị kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
3. Một số lợi ích khi sử dụng file Excel quản lý bán hàng miễn phí
3.1 Thống kê thông tin chi tiết
Khi sử dụng cách truyền thống là dùng sổ sách để lưu trữ thông tin sản phẩm, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin ngay cả khi bạn là một người ghi chép vô cùng cẩn thận và phân chia thông tin trong sổ sách một cách có hệ thống.
Excel được biết đến là công cụ trình bày dữ liệu dưới dạng bảng tính nên có thể giúp bạn thống kê thông tin trong bảng dưới dạng các hàng và cột rõ một cách ràng. Đặc biệt, bạn hoàn toàn có thể thiết kế số liệu thống kê của riêng mình theo nhu cầu kiểm soát của bạn.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
3.2 Tiết kiệm thời gian nhờ các hàm tính toán có sẵn
Điểm đặc biệt của file Excel là tích hợp những hàm tính chính xác và đa dạng, giúp bạn có tính toán mọi số liệu ngay trên file. Khi quản lý bán hàng trên file Excel, bạn chỉ cần vài thao tác nhập liệu và thiết lập hàm tính để Excel tự động tính doanh số cho bạn một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó sẽ tránh được những sai số không đáng có và tiết kiệm thời gian, công sức so với việc tính toán thủ công như trước đây.
3.3 Hoàn toàn miễn phí
Excel cho phép bạn sử dụng hoàn toàn miễn phí. Không chỉ sử dụng trong việc quản lý kinh doanh, Excel còn hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Đáp ứng được mọi ngành nghề và mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, Excel đặc biệt hữu ích đối với những ai chưa chuẩn bị sẵn sàng chi một khoản tiền để đầu tư vào phần mềm quản lý chuyên dụng.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất
4. Tổng hợp mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí và hiệu quả
4.1 File quản lý danh mục sản phẩm
Quản lý sản phẩm là việc không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào, bạn sẽ biết được mình đang có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu,.. Khi có một danh mục hàng hóa đầy đủ thông tin sẽ giúp việc quản lý bán hàng của bạn hiệu quả hơn. Do đó, bạn cần xây dựng danh mục bán hàng thật khoa học với những thông tin chi tiết gồm:
- Tên hàng hóa
- Loại hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng hàng có trong kho
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
4.2 File nhập hàng và xuất hàng
Đối với mỗi giao dịch phát sinh, bạn sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp cho việc theo dõi và quản lý trở nên đơn giản, thuận lợi hơn. Mục này sẽ gồm những thông tin sau đây:
- Ngày tháng phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
4.3 File báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Để xem báo cáo về nhập xuất tồn hàng hóa trong doanh nghiệp, bạn sẽ cần sử dụng một số hàm Excel đơn giản như: VLOOKUP, SUM, SUBTOTAL, SUMIF và SUMIFS. Ngoài ra, file Excel còn tích hợp tính năng xem theo thời gian giúp bạn dễ dàng theo dõi báo cáo mà không phải tạo file theo từng tháng.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
4.4 File quản lý khách hàng
Trong hoạt động kinh doanh, bạn không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, có file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn và nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, điều đó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. File quản lý khách hàng cần có những thông tin như:
- Tên khách hàng
- Mã khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Email (nếu cần)
4.5 File quản lý doanh thu
Bạn sẽ cần thống kê doanh thu từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó, bạn có thể sử dụng các hàm tính toán trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán. Các thông tin cần thiết trong file này gồm:
- Mã hàng hóa
- Tên sản phẩm
- Bảng giá
- Tên khách hàng
- Số lượng
- Ghi chú
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
Để có được những file Excel quản lý bán hàng miễn phí này thì bạn có thể tham gia khóa học Excel tại EDUSA để nhận được những file này cũng như cách tạo các file Excel này nhé.
5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm:Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Kết luận
File Excel quản lý bán hàng miễn phí là công cụ đắc lực để hỗ trợ bạn thuận tiên hơn trong quá trình bán hàng. Hy vọng với những chia sẻ của EDUSA trong bài viết, bạn sẽ lựa chọn lựa chọn và áp dụng các mẫu file trên vào hoạt động kinh doanh của mình nhé! Chúc các bạn thành công.
