Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc lưu trữ & quản lý chặt chẽ dữ liệu khách hàng không chỉ giúp kiểm soát tốt doanh thu, lợi nhuận mà còn giúp Sales xây dựng kế hoạch chăm sóc hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, thuyết phục khách hàng trung thành với sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp. Ở bài viết này, EDUSA gửi đến bạn mẫu file Excel quản lý khách hàng đơn giản và dễ sử dụng nhất!
1. Hiểu rõ hơn về phương thức dùng file Excel quản lý khách hàng đơn giản
Excel không còn là công cụ xa lạ khi nó được hầu hết doanh nghiệp sử dụng rộng rãi, hỗ trợ hiệu quả mọi khía cạnh quản lý trong quản trị & vận hành.
Rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hình thức quản lý khách hàng bằng Excel
Quản lý khách hàng bằng Excel là hình thức dùng bảng tính thu thập, tổng hợp, lưu trữ & theo dõi thông tin khách hàng (bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…). Bạn có thể phân loại & quản lý dữ liệu trong cùng một file hoặc nhiều file tùy theo đặc thù & nhu cầu từng doanh nghiệp.
Sử dụng Excel quản lý thông tin khách hàng giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng khách hàng theo ngày, theo quý, theo năm. Căn cứ để phân tích, định hướng & xây dựng các chiến lược marketing nhằm thu hút khách hàng tiềm năng cũng như các kế hoạch chăm sóc nhằm mở rộng tệp khách hàng trung thành.
Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản
2. Lợi ích khi quản lý khách hàng bằng Excel
Kể từ khi ra mắt, bảng Excel sở hữu những ưu thế vượt trội bỏ xa phương thức ghi chép & lưu trữ sổ sách truyền thống.
2.1 Hoàn toàn miễn phí
Bạn có thể sử dụng thoải mái công cụ Microsoft Excel mà không cần trả bất kỳ khoản phí khởi tạo hay phí thường niên bởi nó được cài đặt sẵn trên bất kỳ thiết bị PC hay Laptop. Đây là lý do, ngay cả khi doanh nghiệp đã đầu tư phần mềm công nghệ số hóa dữ liệu khách hàng, Excel vẫn rất được ưa chuộng & là công cụ bổ trợ hữu ích.
Sử dụng dễ dàng, thuận tiện
Nếu chỉ dừng lại ở quản lý dữ liệu cơ bản, ai cũng có thể sử dụng Excel hiệu quả mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tính toán doanh thu, bạn cần có kiến thức khá vững về tin học văn phòng bởi các hàm tính trên Excel rất dễ nhầm lẫn, chỉ 1 sai sót nhỏ khi đặt hàm có thể dẫn đến sai số hoàn toàn trong kết quả tính toán.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
2.2 Lưu trữ không giới hạn dữ liệu
Excel cho phép bạn quản lý thông tin ở 1 sheet, nhiều sheet hoặc nhiều file Excel riêng biệt. Hiển thị chi tiết thông tin theo từng cột giúp tối ưu thời gian tổng hợp, tính toán dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng. Điểm mạnh của Excel là khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn, kết nối với Drive cho phép bạn làm việc offline và online tùy nhu cầu sử dụng.
2.3 Bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng thông tin
Chỉ cần chọn lệnh “tìm kiếm”, gõ chính xác thông tin bạn đang cần kiểm tra, Excel tự động rà soát những dữ liệu liên quan và trả về kết quả nhanh chóng. Tiết kiệm rất nhiều thời gian, tăng độ chính xác so với việc tìm kiếm thông tin khách hàng ở phương thức ghi chép, lưu trữ sổ sách giấy.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
3. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý khách hàng đơn giản
File Excel quản lý khách hàng được thiết kế linh hoạt tùy theo nhu cầu & đặc thù của từng doanh nghiệp.
3.1 Những thông tin cần có trong một file Excel quản lý khách hàng
Về cơ bản, một file quản lý khách hàng bằng Excel cần cung cấp những thông tin cơ bản về:
- Họ và tên khách hàng
- Ngày sinh của khách hàng
- Mã khách hàng (Nếu có)
- Số điện thoại của khách hàng
- Địa chỉ
- Lịch sử giao dịch
Ngoài quản lý khách hàng, bạn cũng có thể sử dụng bảng tính Excel quản lý hàng hóa, công nợ; quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn; quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
3.2 Một số lưu ý quan trọng
Như đã chia sẻ ở trên, Excel sở hữu hệ thống hàm tính đa dạng giúp đơn giản hóa công tác tính toán doanh thu, công nợ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả tính toán chính xác tuyệt đối, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Điền chính xác nội dung thông tin trong từng cột
- Hiểu rõ đặc điểm & cách thức hoạt động của các hàm tính bởi chỉ cần sai một dấu chấm hoặc dấu phẩy có thể kéo theo sai số toàn bộ kết quả
- Excel là bản offline nên bạn không thể xem lại được lịch sử truy cập & chỉnh sửa cũng như không thể khôi phục được dữ liệu đã mất
- Excel chỉ sử dụng được trên máy tính, muốn dùng trên điện thoại cần kết nối với Drive
- Excel sẽ gặp tình trạng chậm nếu mở file quá nặng vì vậy cần chia các dữ liệu thành các file khác nhau.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?
Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.
5.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
5.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
6. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết về cách sử dụng file Excel quản lý khách hàng đơn giản. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé. Chúc bạn thành công!
