Quản lý sản phẩm bằng Excel liệu có dễ, có mang lại hiệu quả tối đa hay không? Dưới đây EDUSA sẽ hướng dẫn cho bạn tạo file Excel quản lý sản phẩm hiệu quả. Hãy cùng theo dõi nhé.
1. File Excel quản lý sản phẩm là gì?
Đơn giản thì quản lý sản phẩm bằng Excel là thực hiện những thao tác quản lý đối với hàng tồn kho, các sản phẩm xuất và nhập vào kho, mỗi thao tác thực hiện đều có sự quan trọng nhất thiết đối với việc quản lý sản phẩm. Việc làm tốt công việc quản lý sản phẩm bằng Excel giúp các nhà bán hàng có thể biết được chính xác số lượng hàng hóa trong kho, cũng như kiểm soát được việc hàng hóa nào nên nhập nhiều, hàng hóa nào nên hạn chế.
Quản lý các sản phẩm bằng Excel còn giúp bạn biết chính xác được số lượng hàng hóa đã được rời khỏi kho, số lượng hàng nhập về. Các nhà bán hàng cũng có thể kiểm soát được tiến độ bán hàng của cửa hàng.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
2. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý sản phẩm
Với quản lý kho hàng bằng Excel, các dữ liệu của sản phẩm nên được lưu trữ trong một file riêng biệt, tránh lẫn lộn để có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của các sản phẩm trong cửa hàng. Quản lý sản phẩm cũng có thể cập nhật dữ liệu vào bảng quản lý dễ dàng và nhanh chóng.
Vậy làm thế nào để tạo file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn? Để tạo một file Excel quản lý sản phẩm đúng chuẩn, bạn nên tạo 3 sheet để dễ dàng quản lý: NHẬP, XUẤT, BÁO CÁO.
2.1 Sheet 1: Nhập
Với sheet nhập những thông tin cơ bản cần có là:
- Ngày tháng nhập
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Giá vốn, giá bán sản phẩm
- Số lượng sản phẩm nhập
- Nhà cung cấp sản phẩm
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
2.2 Sheet 2: Xuất
Thông tin dữ liệu cần có trong sheet xuất:
- Ngày tháng xuất
- Số lượng sản phẩm xuất
- Mã sản phẩm
- Thành tiền
- Nhà cung cấp
- Bên đặt hàng
2.3 Sheet 3: Báo cáo
Với báo cáo nhập/xuất/tồn của sản phẩm bạn cần có:
- Tên sản phẩm
- Số lượng tồn đầu
- Số lượng nhập
- Số lượng xuất
- Số lượng sản phẩm tồn cuối
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
3. Các hàm được sử dụng để tính toán
Quản lý sản phẩm bằng file Excel cần biết tới 3 hàm sau:
3.1 Hàm Vlookup
Đây là hàm chuyên dùng để tìm kiếm theo cột.
- Khi nhập, xuất sản phẩm bạn chỉ cần nhập mã hàng là đủ.
- Về các thông tin như tên hàng, đơn vị tính, giá… thì ta sẽ dùng vlookup để có thể tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang các danh mục đó.
- Vừa tiết kiệm thời gian và còn đảm bảo được thông tin chính xác.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
3.2 Hàm Sumifs
Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.
Khi phân tích hàm chúng ta sẽ thấy:
- Hàm tính tổng => nên sẽ có liên quan tới hàm SUM
- Hàm có kèm theo điều kiện => sẽ có liên quan tới hàm IF
- Có cùng nhiều điều kiện một lúc => hàm IF số nhiều là IFS => Kết hợp lại ta có là hàm SUMIFS
- Hàm SUMIF này chuyên dùng tính tổng số lượng và thành số tiền nhập, xuất theo điều kiện: Mã của từng sản phẩm. Từ đó bạn có thể xác định được số tồn kho vào cuối kỳ.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
3.3 Hàm Iferror
Đối với hàm này thì bạn có thể dùng hoặc là không, nhưng EDUSA khuyến khích bạn nên biết và dùng, vì nếu khi viết hàm Vlookup thì ta sẽ áp dụng hàm này để điền số lượng lớn mã hàng.
- Vấn đề khi dùng vlookup ở dòng chưa nhập tên hàng thì hàm sẽ trả về #N/A
- Khi đó ta dùng hàm Iferror để sửa lỗi #N/A cho file Excel quản lý sản phẩm trở nên chuyên nghiệp hơn.
Với những sản phẩm mà bạn cần phải tốn chi phí bảo quản cho chúng thì nên có thêm cột chi phí bảo quản, còn với những mặt hàng thường khác thì chỉ cần ghi nhớ một vài hàm đơn giản là đủ.
Xem thêm: Công thức Excel không ra kết quả khi dùng hàm SUM
4. Ưu, nhược điểm của quản lý sản phẩm bằng Excel
4.1 Ưu điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel
- Chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối internet bạn có thể dễ dàng sử dụng thao tác trực tiếp chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập, báo cáo theo thời điểm thực.
- Bạn có thể chia sẻ bảng tính cho bất cứ ai và nhiều người dùng cùng lúc.
- Tiết kiệm chi phí: Excel được coi là một công cụ bảng tính rất phổ biến hiện nay và được sử dụng trên toàn thế giới, đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí.
- Bảng tính này còn rất thuận tiện vì bạn có thể sử dụng nó trên laptop hoặc cả smartphone.
Xem thêm: Các phím tắt copy công thức đơn giản nhất
4.2 Nhược điểm khi quản lý sản phẩm bằng Excel
- Rất dễ dẫn đến sai sót khi nhập liệu bằng cách thủ công, chỉ với một sai sót nhỏ của bạn sẽ dẫn đến lỗi sai toàn hệ thống, ảnh hưởng nhiều đến bộ phận kho hàng cũng như bán hàng, việc nhập liệu bằng tay cũng tiêu tốn nhiều thời gian của bạn.
- Chính vì việc có thể chia sẻ file với bất kỳ ai nên chắc chắn sẽ không đảm bảo được việc dữ liệu có được bảo đảm kiểm soát chặt chẽ hay không, đôi khi sẽ có việc máy tính hỏng hóc có thể sẽ không tránh khỏi mất dữ liệu. Một trong những nhược điểm nữa của Excel chính là không tự động ghi nhớ thao tác tay sơ xảy sẽ mất dữ liệu.
- Số liệu cũng sẽ không hỗ trợ cập nhật liên tục với những bộ phận có liên quan. Khi có bất cứ thay đổi về sản phẩm trong kho hàng thì tất cả đều phải phụ thuộc vào việc cập nhật của quản lý kho cập nhật và chuyển về các bộ phận còn lại có liên quan. Vì vậy thông tin hàng hóa sẽ bị chậm và gây ảnh hưởng tới bộ phận bán hàng.
- Quản lý sản phẩm bằng Excel cũng không có tính năng tự động báo cáo kinh doanh, tồn kho vào cuối tháng. Các nhà bán hàng không thể theo dõi chi tiết về tình hình sản phẩm đã bán được bao nhiêu, tồn kho bao nhiêu, sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào bị hạn chế, để có thể đưa ra quyết định nhập hàng và kinh doanh cho tháng mới.
Xem thêm: Công thức Excel ra số tiền bằng chữ đơn giản nhất
5. Nên học Excel ở đâu uy tín?
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm:Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Lời kết
Nếu có bất cứ thắc mắc nào về file Excel quản lý sản phẩm vui lòng liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn của EDUSA để những thắc mắc của bạn được giải đáp ngay lập tức nhé. Chúc bạn thành công!
Để lại thông tin cần tư vấn