Quản lý sản phẩm bằng file Excel có dễ không? Dưới đây là bài viết EDUSA chia sẻ cho bạn cách tạo mẫu Excel quản lý sản phẩm vô cùng đơn giản. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Mẫu Excel quản lý sản phẩm là gì?
Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn đối với bất cứ một chủ doanh nghiệp nào.
Quản lý kho bằng file Excel là cách thực hiện thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,… mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu là tốt công tác quản lý tồn kho trên Excel.
Mẫu Excel quản lý sản phẩm sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra bất cứ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file Excel quản lý bán hàng.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
2. Các số liệu nào cần có trong mẫu Excel quản lý sản phẩm?
Một bảng file Excel quản lý kho cần có:
- Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập
+ Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
+ Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
- Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/ vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
3. Ưu điểm, nhược điểm khi dùng mẫu Excel quản lý sản phẩm
3.1 Ưu điểm khi dùng mẫu Excel quản lý sản phẩm
- Excel là mềm phần mềm có thể cài đặt miễn phí, bạn không phải trả một đồng chi phí nào khi bạn muốn tạo một file quản lý kho trên Excel.
- Bạn chỉ cần một chiếc máy tính có kết nối Internet có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho.
- Bạn có thể làm được nhiều báo cáo, không bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
- Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
- Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file Excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có Google Sheet để sử dụng tính năng này.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
3.2 Nhược điểm khi dùng mẫu Excel quản lý sản phẩm
- Bước nhập liệu thủ sẽ dẫn đến sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí thời gian cho cửa hàng.
- Dữ liệu không được bảo mật một cách chặt chẽ vì trong lúc làm việc, máy tính bị hỏng hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ dễ bị nhầm lẫn bởi khi sử dụng file Excel thông tin không được lưu trữ thống nhất trong 1 file đó đó sẽ bị ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
- Không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiếm cho kho mới có được số lượng chính xác để báo cáo với các bộ phận khác. Chính vì thế, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải chút khó khăn vì không nhập nhật thông tin kịp thời.
- File Excel không có chức năng báo cáo kinh doanh vi khi xuất nhập tồn khi người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ doanh nghiệp không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây có lẽ là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
4. Hướng dẫn tạo mẫu Excel quản lý sản phẩm
4.1 Tạo một file dữ liệu rồi điền đầy đủ thông tin
- Bước 1: Mở một file mới
- Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
- Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet
Với sheet NHAP
- Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.
- Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
Với sheet XUAT
- Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp
- Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
Với sheet DANH MUC
- Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.
- Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.
- Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.
- Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.
Với sheet BAO CAO
- Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
- Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
- Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
4.2 Áp dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho
Với 1 file Excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
- Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.
- Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.
- Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.
- Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Sumifs: Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.
- Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng
- Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.
- Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.
Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản
5. Nên học Excel ở đâu uy tín?
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Kết luận
Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng mẫu Excel quản lý sản phẩm. Nếu bạn có quan tâm đến các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn