Dùng Excel quản lý thu chi là công việc quen thuộc với bất cứ chủ kinh doanh nào. Nhưng liệu bạn đã biết một file Excel quản lý thu chi doanh nghiệp đơn giản và tối ưu sẽ có những nội dung gì? Trong bài viết này, EDUSA sẽ giới thiệu đến bạn những mẫu file Excel quản lý thu chi được nhiều người sử dụng nhất và hoàn toàn miễn phí. Hãy tham khảo ngay nhé!
1. Vai trò của việc quản lý thu chi đối với doanh nghiệp
Quản lý thu chi nội bộ có nghĩa là quản lý về nguồn thu, chi, vốn trong phạm vi một tổ chức. Hoạt động này bao gồm phân tích các thông tin phản ánh dòng tiền, từ đó đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Một số lợi ích của việc quản lý thu chi doanh nghiệp là:
- Dễ dàng quản trị rủi ro: Hoạt động thu chi nội bộ diễn ra hàng ngày, nếu không quản lý dòng thu chi thì tài chính doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro, thất thoát, có thể dẫn đến thua lỗ.
- Đưa ra kế hoạch tương lai: Nếu biết cách quản lý thu chi nội bộ, chủ doanh nghiệp sẽ thu được nhiều dữ liệu có ích, cần thiết để xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai.
- Nâng cao năng lực doanh nghiệp: Khi áp dụng quy trình quản lý thu chi hợp lý, bạn sẽ tạo được phong cách làm việc chuyên nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như nâng cao chuyên môn cho nhân viên, đem lại hiệu suất ngày càng cao.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi?
Đặt cạnh sổ sách truyền thống, quản lý thu chi bằng Excel thực sự là một công cụ thông minh và tiện lợi, được nhiều cá nhân, doanh nghiệp SME lựa chọn bởi những lý do sau:
- Quản lý thu chi theo thời gian thực: Các khoản thu chi khác nhau được ghi chép theo ngày, tuần, tháng trên phần mềm Excel. Điều này giúp bạn nắm được diễn biến dòng tiền, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại và hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
- Đảm bảo tính chính xác: Các dữ liệu trong file Excel quản lý thu chi sổ quỹ nội bộ đảm bảo tính rõ ràng và chính xác. Từ đó, bạn có thể quản lý và kiểm soát chi phí của mình một cách hiệu quả.
- Dễ so sánh, đối chiếu và cập nhật: Bạn có thể dễ dàng so sánh, đối chiếu với báo cáo tài chính hàng tháng và hàng năm. Ngoài ra, những sự thay đổi dữ liệu cũng được cập nhật một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Phần mềm Excel miễn phí: Phần mềm văn phòng dùng miễn phí và không giới hạn dung lượng sử dụng.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
3. Những nội dung cần có trong file Excel quản lý thu chi
Trước hết, để có thể sử dụng được các mẫu Excel quản lý thu chi một cách hiệu quả thì người dùng cần hiểu rõ những nội dung có trong file và cách làm bảng thu chi trong Excel. Một file quản lý thu chi bằng Excel sẽ được chia thành 4 bảng, bao gồm 2 bảng Excel thu chi, phiếu thu và phiếu chi.
Trong đó, phiếu thu chi chứa họ tên, địa chỉ, lý do nộp tiền và kèm theo chứng từ. Còn lại, bảng thu chi Excel đơn giản sẽ ghi nhận những nội dung như sau:
- Thông tin về chứng từ: Các thông tin về chứng từ bao gồm số thứ tự, ngày tháng năm của tất cả các khoản thu chi diễn ra tại cơ sở kinh doanh.
- Thông tin về giao dịch: Xác nhận họ tên người thực hiện khoản thu chi, nội dung thanh toán. Ví dụ, ghi chép xem đó là khoản thu tiền hàng tháng, chi tiền lương nhân viên, hay phí mặt bằng,…
- Thông tin về tài khoản phát sinh: Ghi nhận tài khoản phát sinh đó là thu hay chi, lý do phát sinh là gì và số tiền tương ứng.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
4. Những mẫu file Excel quản lý thu chi
4.1 Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Do mỗi ngày công ty thường có rất nhiều nghiệp vụ mới phát sinh nên quản lý thu chi giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt chặt chẽ nguồn thu – chi, chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp. Từ đó hạn chế tối đa các rắc rối và cân nhắc điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý.
Thông thường, công ty sử dụng file Excel đã được thiết lập sẵn để quản lý thu chi, dữ liệu qua các tháng tự động tính toán dựa trên các công thức sau khi bộ phận kế toán nhập thông tin về tổng thu và tổng chi.
4.2 Mẫu file Excel quản lý thu chi cửa hàng
Việc quản lý thu chi bằng Excel cho cửa hàng sẽ khá phức tạp bởi tùy theo quy mô, mỗi ngày cửa hàng có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm giao dịch phát sinh. Chưa kể mỗi giao dịch có thể lại được thực hiện bởi một nhân viên khác nhau theo ca làm việc. Nếu cửa hàng không kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi thì rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên trục lợi, quản lý rối rắm, khiến cửa hàng thua lỗ thậm chí dẫn đến phá sản.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
4.3 Mẫu file Excel quản lý thu chi bán hàng
Để lập được một file quản lý thu chi bằng Excel bán hàng chính xác, chủ cửa hàng thường phải tốn rất nhiều thời gian và công sức mà đôi khi không đạt được hiệu quả như mong muốn. Dưới đây bePOS đã tổng hợp các mẫu file Excel thu chi bán hàng miễn phí cho tất cả các cửa hàng có thể tham khảo.
4.4 Mẫu file Excel quản lý thu chi nội bộ
File Excel quản lý thu chi nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết về các giao dịch tài chính, quản lý dòng thu chi hiệu quả, giảm thiểu thất thoát ngân sách. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về kế hoạch chi tiêu và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
4.5 Mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt
Các khoản thu chi bằng tiền mặt thường khó kiểm soát, vì thế việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt là điều cần thiết đối với các cá nhân hay doanh nghiệp. File quản lý thu chi bằng Excel hỗ trợ trong việc xác định nguồn gốc tiền thu và mục đích chi tiêu, đồng thời đưa ra báo cáo tài chính và bảng cân đối tiền mặt. File Excel quản lý thu chi tiền mặt có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp..
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
5. Một số hạn chế khi quản lý thu chi bằng Excel
Quản lý thu chi bằng Excel giúp chủ doanh nghiệp quản lý số liệu một cách rõ ràng, khoa học, từ đó kiểm soát dòng tiền tốt hơn. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm nổi trội đã kể trên, bảng Excel thu chi vẫn còn nhiều hạn chế mà ít chủ kinh doanh cần nhìn nhận và tìm cách khắc phục:
- Đòi hỏi kỹ năng cao: Để sử dụng được các file Excel quản lý thu chi hiệu quả, chủ shop phải thật sự thành thạo, nhuần nhuyễn và am hiểu các thuật toán trên Excel. Lý do là bởi các hàm và công thức tính toán của Excel khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao.
- Am hiểu các thuật toán Excel: Quản lý thu chi bằng Excel nhanh hơn so với sổ sách truyền thống, nhưng bạn phải thuộc lòng các hàm tính toán thì mới có thể sử dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Nếu không thành thạo, thì thời gian xử lý số liệu thậm chí còn lâu hơn bình thường.
- Có thể bị chậm khi phải xử lý quá nhiều dữ liệu: Excel có thể được sử dụng miễn phí, tuy nhiên chủ shop sẽ cần khá nhiều thời gian để làm quen và thực sự làm chủ được công cụ tính toán này, đôi khi mất đến cả năm trời. Chưa kể hệ thống trang tính Excel còn có thể bị chậm, thiếu linh hoạt khi phải tải quá nhiều dữ liệu cùng một lúc.
Xem thêm: Công thức Excel bị lỗi formula và cách khắc phục
6. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
7. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
8. Câu hỏi thường gặp
8.1 File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung gì?
File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung cơ bản như sau:
- Chứng từ (số, ngày tháng năm)
- Họ tên người lập
- Số tiền thu
- Số tiền chi
- Số tiền phát sinh (nếu có)
- Mặt hàng
- Doanh số
- Thuế suất
- Thuế GTGT
- Diễn giải
8.2 Quản lý thu chi bằng Excel có phổ biến không?
Quản lý thu chi bằng Excel hiện nay vẫn đang được dùng phổ biến ở các cửa hàng nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp kinh doanh chưa được mở rộng thành chuỗi. Người chủ cần phải có kỹ năng sử dụng bảng tính Excel thuần thục thì mới có thể quản lý thu chi một cách nhanh chóng. Nếu không, việc sử dụng Excel sẽ gây nhiều khó khăn cho chủ quán, khiến việc tính toán thu chi hàng ngày/tuần/tháng/năm bị gián đoạn, dẫn đến việc không thể nắm bắt được tình hình kinh doanh.
8.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
9. Lời kết
Hy vọng những thông trên sẽ giúp bạn biết các thông tin về Excel quản lý thu chi. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn