File Excel quản lý quỹ tiền mặt đã không còn quá xa lạ với người làm kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và nắm bắt được quỹ tiền mặt đang tăng hay giảm hoặc biến động như thế nào. Ở bài viết dưới đây các bạn hãy cùng EDUSA tìm hiểu mẫu file và cách điền mẫu sổ quỹ tiền mặt đơn giản và chính xác nhất.
1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?
- Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ được lập dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam tại đơn vị.
- Trong kỳ kế toán, doanh nghiệp phát sinh bất kỳ khoản thu, chi tiền mặt nào đều sẽ được thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt ghi chép lại vào sổ quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ này. Trường hợp xảy ra chênh lệch, thủ quỹ và kế toán cần tìm ra nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp xử lý kịp thời.
- Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần kiểm tra đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang và xem xét tính hợp lệ trước khi ghi nhận vào đây. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2. Những thông tin cần có trên sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền mặt được mở cho thủ quỹ và mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Các trường thông tin cần điền:
- Ngày tháng ghi sổ
- Ngày tháng chứng từ của phiếu thu, phiếu chi
- Số hiệu của chứng từ (phiếu thu, phiếu chi) liên tục từ nhỏ đến lớn
- Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của phiếu thu, phiếu chi
- Số tiền nhập quỹ
- Số tiền xuất quỹ
- Số dư tồn quỹ cuối ngày, số này phải khớp đúng với số tiền mặt trong két
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
3. Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý quỹ tiền mặt
3.1 Lập trực tiếp bằng chứng từ
- Căn cứ vào phiếu thu – phiếu chi đã được thực hiện nhập xuất tiền trong quỹ để ghi sổ.
- Kế toán doanh nghiệp cần quan tâm đến số dư đầu kỳ: Có thể làm mẫu sổ quỹ tiền mặt theo các kỳ theo ngày, theo tháng, quý hoặc theo năm. Thông thường, kế toán nội bộ làm theo yêu cầu của giám đốc là ngày, tháng hoặc quý, còn phần thuế sẽ được thực hiện theo năm với tổng hợp các khoản thu chi.
+ Nếu đây là kỳ đầu tiên làm sổ quỹ tiền mặt (DN mới thành lập) hoặc kỳ trước không có số dư (tồn quỹ = 0) thì số dư đầu kỳ = 0
+ Nếu thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt theo ngày: Lấy số dư tại số dư cuối kỳ của báo cáo sổ quỹ ngày hôm trước
+ Nếu thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt theo tháng/quý: Lấy số dư tại số dư cuối kỳ của báo cáo sổ quỹ tháng/quý trước
+ Nếu thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt theo năm: Lấy số dư tại số dư cuối kỳ của báo cáo sổ quỹ năm trước (có đối chiếu với số dư của TK 111 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản năm trước)
- Cột A – Ngày tháng ghi sổ: Là ngày thực hiện hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Cột B – Ngày tháng chứng từ: Là ngày ghi trên phiếu thu, phiếu chi
Lưu ý khi làm cột A và B:
+ Ngày tháng chứng từ phải phát sinh trước hoặc bằng với ngày tháng ghi sổ vì có chứng từ chúng ta mới có căn cứ để ghi sổ, có thể để sẵn cột A để nhanh chóng và thuận tiện hơn trong quá trình thao tác
+ Ngày tháng ghi sổ luôn luôn = Cột B – Ngày tháng chứng từ để giảm các thao tác nhập cũng như đảm bảo sự hợp lý thông tin trên sổ quỹ
+ Cần ghi sổ quỹ theo đúng trình tự thời gian: Phiếu nào phát sinh trước thì phải nhập trước để tránh tình trạng âm quỹ theo thời điểm.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
- 2 cột “Số hiệu chứng từ”: Cột C – Thu và Cột D – Chi: Ghi số hiệu của phiếu thu hoặc của phiếu chi
+ Nếu nhập phiếu thu: Đưa số hiệu vào cột C
+ Nếu nhập phiếu chi: Đưa số hiệu vào cột D
Lưu ý khi làm cột C và cột D:
+ Mỗi dòng chỉ nhập 1 phiếu
+ Số hiệu của 1 loại phiếu (thu hoặc chi) phải được nhập liên tục từ nhỏ đến lớn nhằm đảm bảo không bị âm quỹ theo thời điểm. Nếu trong ngày phát sinh nhiều phiếu thu và phiếu chi thì có thể nhập hết phiếu thu trước sau đó mới nhập tiếp phiếu chi để đảm bảo số tiền tồn quỹ không bị âm theo thời điểm trong ngày.
- Cột E: Khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu Thu, Phiếu Chi. Thông tin này trên phiếu Thu/Chi đã có ở dòng lý do nộp/lý do chi, chỉ cần đưa nội dung đó vào cột E.
- 3 cột “Số tiền”: Cột (G) – Thu, Cột (H) – Chi, Cột (I) – Tồn:
+ Cột (G) – Thu: Nhập số tiền ở dòng “Số tiền” trên phiếu thu
+ Cột (H) – Chi: Nhập số tiền ở dòng “Số tiền” trên phiếu chi
+ Cột (I) – Tồn: Là số tiền tồn quỹ còn lại sau khi thực hiện thu hoặc chi tiền mặt
Công thức để tính ra số tiền tồn quỹ như sau:
| Số Tồn = Số dư (Tồn trước đó) + số Thu (phát sinh tăng) – Số Chi (Phát sinh giảm) |
Lưu ý: Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp với số tiền mặt trong két.
- Dòng cộng phát sinh: Dùng hàm Sum để cộng các phát sinh cho từng cột Thu – Chi
- Kiểm tra đối chiếu:
+ Số dư cuối kỳ phải bằng số tiền tồn ở nghiệp cụ phát sinh cuối cùng trong kỳ
+ Kiểm tra với số tiền mặt thực tế đang tồn (còn) trong két.
+ Đối chiếu với sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
4. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?
Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.
5.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
5.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
6. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách sử dụng file Excel quản lý quỹ tiền mặt. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé. Chúc bạn sử dụng file Excel này một cách hiệu quả.
